Менеджер, Бизнес Ассистент, Помощник Председателя Правления

Имя

Гульмира

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Город проживания

Астана

Заработная плата

от 250 000 тнг.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

8 лет 11 месяцев

Пол

Женский

Возраст

38 лет   (28 октября 1985)

Опыт работы

Период работы

июль 2016 — сентябрь 2017   (1 год 3 месяца)

Должность

Бизнес Ассистент/Секретарь Директора Проекта, Технический Переводчик

Компания

Mott MacDonald Кazakhstan LLP, Aldar EuroAsia LLP, Abu Dhabi Plaza project, Astana, Kazakhstan. (МоттМакДоналдКазахстан

Обязанности

Общий контроль, управление и перевод (при необходимости) всех входящих и исходящих документов на протяжении всего проекта. 
Управление и контроль передачи информации команде проекта и от нее, а также внутренняя коммуникация, которая включает расчеты, отчеты и чертежи.
делала перевод всей входящей и исходящей деловой переписки и составляла ответы, корректировала. Отвечала за обеспечение перевода всех проектных документов, таких как: технические чертежи, все входящие письма с акиматов, подготовление ответов на них, размножение и развозка писем. 
Корректное ведение всех переведенных документов а также в системе Aconex.
Работа переводчиком на встречах по мере необходимости и вела протоколирование на английском языке.
Составление отчетов по мере необходимости.
Ведение всех проектных документов по поручению Проектного менеджера чтобы все было тщательно проверено и представлены вовремя до истечения срока подачи документов а также чтобы все переводы были точны и соответствовали всем требованиям соответствующей документации.
Классификация документов, сортировка, архивирование, архивирование и поиск документов в соответствии с системами индексирования и хранения документов проекта Mот МакДоналдКазахстан. 
Строгоеведение контроля качества ведения всей входящей корреспонденций, сканировать и регистрировать всю входящую техническую документацию 
- ведение и поддержка 24-часового времени обработки документов. 
- Распространять и хранить всю документацию в соответствии с процедурами управления документами и рабочими инструкциями. 
- Получать, обновлять и хранить запросы информации (RFI) Осуществление передачи, закрытия и архивирования документации 
- Выполнять административные задачи, такие как архивирование, копирование, переплет, сканирование и т. Д. По мере необходимости. 

Период работы

сентябрь 2015 — июль 2016   (11 месяцев)

Должность

Главный Сециалист ДУЧР

Компания

АО "Самрук-Қазына"

Обязанности

Ведение выплат фиксированных вознаграждений, суточных, компенсации расходов на проживание для Независимых директоров за участие в Правлении; 
Процессы контроля, оплаты и возмещения ежемесячной арендной платы иностранных сотрудников Фонда; 
Визовая поддержка новым сотрудникам-экспатриантам и приглашенным партнерам Фонда; платежные процессы;
Переговоры и общение; 
Регистрация выездных сотрудников Фонда в Миграционную политику Казахстана;
Получение ИИН номера в Налоговом комитете для иностранных сотрудников Фонда;
Помощь в открытии зарплатной карты для нерезидентов;
Взаимодействие с бухгалтерией фонда, т.к. все платежи производятся через программуSAP Productive, систему транзакций SAP HCM. Своевременное организация платежей-переводов оплата по SAP ERP; 
Ведение и контроль исполнений электронного документооборота; 
Знакомство иностранных сотрудников с г.Нур-Султан, музеями, казахской кухней, личными помощниками;
Организация проездок Кандидатов для проведения собеседований, выдачи билетов, транспорта и бронирования гостиниц, планирования, общения и переговоров, полное сопровождение;
Полное сопровождение в поиске квартир, переговоров и заключение договоров агентством недвижимости; 
Поддержка в процессах оформлениях выезжающих за рубеж сотрудников по транспортировке личных вещей; 
Дополнительные обязанности: 
Разработка дополнительных соглашений, меморандумов, сбор данных и анализ информации по логистике, квартирам / жилью, письменные переводы;
организация и обработка внутренней деловой переписки студентов, желающих прийти в Фонд на практику, стажировку; отбор студентов;

Период работы

июль 2015 — сентябрь 2015   (3 месяца)

Должность

Персональный бизнес ассистент Председателя Правления

Компания

ТОО "Объединенная Химическая Компания"

Обязанности

Контроль несколькими проектами по поручению председателя, относящимися к различным направлениям бизнеса, сообществам и личным интересам, с взаимосвязанными видами деятельности и взаимоотношениями. 
Координация графика проездок, совещаний, встреч председателя, сотрудников, деловых партнеров и клиентов.
Взаимодействие с сотрудниками по поручениям председателя, график и срок исполнения, для обеспечения подготовку председателя к собраниям, презентациям или другим мероприятиям. Административные и функциональные обязанности такие как прием телефонных звонков; o ведение личных и деловых файлов, архивирование, o корпоративный учет для нескольких организаций; ведение и хранение делопроизводства, личные поручения председателя правления. 
ведение финансовой и бухгалтерских вопросов для председателя с соблюдением конфиденциальности. 
Готовила деловую и частную корреспонденцию.

Период работы

декабрь 2011 — сентябрь 2012   (10 месяцев)

Должность

Travel Administrator (Специалист по перевозкам, поездок)

Компания

Eni, Agip Karachaganak B.V. Agip Caspian Sea B.V. (Эни, Аджип Карачаганак БиВи, Аджип КаспианСи БиВи)

Обязанности

Организация поездок:
●Резервирование гостиничных номеров 
●Резервирование / выписка авиа/ жд билетов 
●VIP услуги 
●Организация и координирование транспортных услуг 
●Визовая поддержка (составление приглашений, отслеживание сроков виз) 
●Ведение документационной базы всех поездок сотрудников; 
●Ведение и хранение базы TAF , SAP;
●Проверка и веление инвойсов за арендованные транспорты, авиа, жд билетов и др. услуг; 
●Отслеживание и организация виз для сотрудников компании и вахтовым сотрудникам. 
● Организация аренды квартиры для иностранных сотрудников: 
●Ведение работы, переговоры с агентствами по недвижимостью и частными владельцами; 
●Решение и устранения проблем и вопросов с бытовыми устройствами; 
●Отслеживание и контролирование оплат за : коммунальные услуги, за постоянный интернет, чистота и др. 
●Хранение всей базы и ведение отчетности по арендованным квартирам.
●Администрирование всех контрактов и договоров, контролирование их сроков. 
Поддержка при организации аренды местный транспорт и при прохождении таможни для безопасности сотрудников.

Период работы

сентябрь 2009 — август 2011   (2 года)

Должность

Travel Administrator (Специалист по перевозкам, поездок)

Компания

AGIP KCO KAZAKHSTAN North Caspian Operating Company NV. Almaty. (Аджип КиСиО Казахстан, Норт Каспиан Оперэйтинг Компани)

Обязанности

Работа согласно компании “AGIPKCOTravel Policy”; 
Работа с системой Offshore Personnel Management System; (OPMS system);
Полная обработка, составление и планирование командировочного пакета (Поездки, бронирование и выкуп авиа/жд билетов, жилье и бронирование гостиниц) всего рабочего составаAGIP KCO KAZAKHSTAN North Caspian Operating Company NV., ; для сотрудников компаний КазМунайГаз, NCOC, NCPOC, Kashagan BV, Shell; 
Снизила уровень расходов компаний на 70% в области организации жилья. Заключила договор с риэлторской компанией, получили скидки для компании.
Предоставление, организация, оптимизация транспортной перевозки для сотрудников компаний КазМунайГаз, NCOC, NCPOC, Kashagan BV, Shell; 
Регистрация входящей и исходящих заявок от системыSAPworkfollow; 
Регистрация документации, организация командировочных поездок для контрактников, вахтовиков, иностранных сотрудников (экспатов): транспортировка, бронирование гостиниц, жилья по городам Казахстана, бронирование, выкуп авиа/ждбилетов; 
Подведение итогов, проведение отчетности по внутренним замечаниям
Работа по одобренным действиям по системеOPMS; 
 Составление еженедельного отчета выполненной работы на данной системе; 
● Выполнение документации в связи присоединения с новой организационной структурой и реформирования, согласно новым правилам и замечаниям совместной работы между Agip KCO и КазМунай Газ, NCOC, NCPOC, Kashagan BV, Shell;
Подготовка жилья, билетов, транспорта для участников ежегодной нефтяной выставки KIOGE; 
заключение и сопровождение договоров с гостиницами, с транспортными/авиа компаниями; Получение и обработка входящей информации, регистрация актов, различных видов актов и отчетов. 
Полная проверка инвойсов оказанных услуг. Ведение отчетности по счетам. Подача на оплату в головной офис.
Работа с курьерскими службами

Период работы

сентябрь 2008 — сентябрь 2009   (1 год 1 месяц)

Должность

Личный помощник генерального директора, специалист по визамPersonal assistant of the Head of Company

Компания

Kausar oil&Gas, Protech Oilfield Services, Pasifico Drilling and Mining (Almaty) (Каусар Ойл энд газ, Протек Ойлфилд се

Обязанности

Письменный перевод документации казахского, русского английского языков; 
Организация и составление табельного учета рабочего времени персонала;
Организация встреч и заседаний;
Выполнение и составление ежемесячных таймшитов для вахтовых сотрудников, включая их поездные данные, командировки;
Управление административной работы по офису: составление рабочего графика водителей и уборщиц компаний;
заключение договоров; 
Ведение и хранение кадровой документации, личные дела принятых и уволенных сотрудников, приказы, акты, служебные письма итд.;
Организация всей документации для поездок сотрудников компании, и вся визовая поддержка (регистрация, приглашения, продления визы). Выкуп и бронирование авиа/жд билетов для местных сотрудников и филиалов компании в городах Актау, Актобе, Атырау и Караганды; 

Период работы

август 2007 — сентябрь 2008   (1 год 2 месяца)

Должность

Персональный ассистент руководителя компании

Компания

ТОО " Aс-Aй" Официальное Представительство завода Синомаш, XCMG в Казахстане (Минметалс Казахстан)

Обязанности

Едение исходящей, входящей корреспонденции, полне ведение делопроизводства компании
ведение личных поручений, ведение семейных документов руководителя, нестандартные задачи.
Обработка входящих писем и контроль выполнения задач отдела продаж по строительной техники. 
Отправка объемной информации к потенциальным клиентам.
Оформление китайских виз, авиабилетов для сотрудников, оформление регистрации и казахстанских виз для китайских специалистов, механиков по зап.частям компании.
Полная поддержка и административная работа по офису, контроль графика уборщиц и водителей.
Ведение контроля графика системы по успеваемости сотрудников.

Период работы

август 2007 — сентябрь 2008   (1 год 2 месяца)

Должность

Менеджер по продажам запасных частей строительной техники

Компания

ТОО " Aс-Aй", "Minmetals Kazakhstan" (Минметалс Казахстан) Официальное Представительство завода Синомаш, XCMG в Казахста

Обязанности

Ведение технической документации; 
Составление и обработка коммерческих предложений;
Составление инвойсов и передача в бухгалтерию
Соглашения и заключение договоров: документационная поддержка клиентов, составление договора купли продажи по зап.частям китайской строительной техники, организация встреч и переговоров

Период работы

март 2007 — май 2007   (3 месяца)

Должность

Менеджер по продажам

Компания

ТОО Applied Technologies Inc (Kazakh), (Эпплайд Технолоджиз Инк.Казахстан), Авторизованный дистрибьютор RS Components в

Обязанности

Составление и обработка коммерческих предложений на английском языке;
составление и обработка заказов клиентов такие какТенгизШевройл, Аджип КСО, Тотал, Шелл и др. на английском языке; 
Обработка входящих заявок корпоративных клиентов в специальных программах на англ. языке;
Переводы таможенных деклараций;

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2009 год

Учебное заведение

Kazakh National Female Pedagogical University

Специальность

Faculty - Kazakh - English philology; Specialty: Teacher of English language, translator

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Свободный), Русский (Свободный)

Владение компьютером

Эксперт

Курсы и тренинги

"Taxes and Taxation", 1C Accontant, 8.2"
Финансы
"Association of Professional auditor and Accountants of Kazakhstan "
Дата выдачи: 17.08.2015 - Без истечения срока действия
Личная информация
Дата рождения
28.10.1985
Пол
Женщина
Гражданство
Kazakhstan
Редактировать
Основная информация
Желаемая должность
Менеджер, Бизнес Ассистент, Помощник Председателя Правления
Ожидаемый уровень заработной платы
250 000, 00 KZT
Специализации
Управляющий офисом (Оffice manager) Персональный ассистент Делопроизводство
Тип занятости
Полная занятость
График работы
Полный день
Редактировать
Опыт работы - 10 лет, 5 месяцев
Добавить место работы
АО "Самрук-Қазына"
Главный Сециалист ДУЧР
Сентябрь 2016 - Июль 2017
10 месяцев
Казахстан, г.Нур-Султан, Кунаева 8
Редактировать Удалить
Mott MacDonald Кazakhstan LLP, Aldar EuroAsia LLP, Abu Dhabi Plaza project, Astana, Kazakhstan. (МоттМакДоналдКазахстан ТОО, строительство много функционального комплекса проект Абу Даби Плаза)
Бисзнес Ассистент/Секретарь Директора Проекта, Технический Переводчик
Август 2016 - Октябрь 2020
4 года, 2 месяца
Казахстан, г.Нур-Султан, Керей Жанибек Хандар 18
Редактировать Удалить
ТОО "Объединенная химическая компания"
Персональный бизнес ассистент Председателя Правления
Июль 2015 - Сентябрь 2015
2 месяца
Казахстан, г.Нур-Султан
Редактировать Удалить
Eni, Agip Karachaganak B.V. Agip Caspian Sea B.V. (Эни, Аджип Карачаганак БиВи, Аджип КаспианСи БиВи)
Тravel Administrator
Дек